Rédiger des documents administratifs et des courriels professionnels avec l’IA

L’objectif est d’outiller l’équipe de travail dans la rédaction de documents administratifs officiels (contrats, demandes de subvention, présentations PowerPoint, protocoles, etc.) en combinant les normes administratives rigoureuses et la puissance de l’intelligence artificielle. La formation permettra d’adopter une structure cohérente, un vocabulaire précis, de créer des gabarits automatisés adaptés aux besoins de l’organisation, d’améliorer la qualité rédactionnelle par le prompt engineering et de développer une plus grande autonomie dans la production documentaire.

Règles grammaticales et typographiques
• Jeu-questionnaire pour tester les connaissances grammaticales
• Présentation des outils de correction et de rédaction et de génération par l’IA
• Missions de recherche dans les outils (traditionnels et par l’IA)
• Corriger les erreurs fréquentes (expressions à éviter, anglicismes) et valider les suggestions de l’IA
• Appliquer les règles de typographie : ponctuation, majuscules, abréviations, italiques.
• Harmoniser le style d’écriture au sein de l’organisation
• Rédaction épicène et formulation neutre selon l’OQLF

Structuration et mise en page des documents
• Définir les éléments essentiels à inclure : titres, sous-titres, numérotation, annexes (génération de plans par l’IA)
• Établir des barèmes de rédaction pour assurer l’uniformité (ex. : verbes à l’infinitif dans les protocoles) et automatiser les consignes de rédaction
• Organiser l’information avec l’aide de l’IA pour la rendre plus lisible et compréhensible.
• Prioriser et regrouper les contenus pour une meilleure clarté (ex. : conditions générales vs conditions particulières).

Création et amélioration des gabarits
• Définir l’utilité des gabarits et leur rôle dans l’uniformisation des documents.
• Analyser quelques gabarits existants et identifier les ajustements nécessaires.

Normes et règles de rédaction administrative
• Choisir un vocabulaire clair, précis et uniforme.
• Adopter un style professionnel en évitant les formulations lourdes.
• Employer la bonne terminologie en fonction du type de document.
• Sécurité et confidentialité : balises pour utiliser l’IA sans compromettre les données de l’organisation.

Types de documents administratifs et leurs usages
• Identifier les différents types de documents utilisés : contrats, demandes de subvention, protocoles, documents de communication, présentations PowerPoint.
• Comprendre leur rôle, leur structure et leur niveau de formalité et comment l’IA peut accélérer un premier jet.
• Adapter la rédaction en fonction du destinataire et du contexte par le choix du ton dans les requêtes d’IA.

Présentation des notions pertinentes; exercices d’intégration et de renforcement, mise en pratique.

Avoir une maîtrise du français écrit de niveau intermédiaire.